Uproszczenie przepisów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością dla obrotu cyfrowego

Niniejszy projekt wprowadza zmiany w ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych [1] (dalej KSH). Jego celem jest zmniejszenie formalizmu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i dostosowanie regulacji KSH do standardów cyfrowych. Aktualnie w ramach w art. 238 § 1 KSH jest nałożony na wspólników wymóg wyrażenia pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Regulacja, choć dopuszcza alternatywne metody doręczania, w praktyce okazuje się źródłem zbędnych trudności formalnych, zmusza bowiem wspólnika do składania odrębnego dokumentu z własnoręcznym podpisem lub podpisem kwalifikowanym. Podobny obowiązek wynika z art. 243 § 2 KSH i dotyczy formy pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Obecnie komunikacja między wspólnikami, jak i samo odbywanie zgromadzeń w spółkach kapitałowych coraz częściej przybiera formę zdalną. Tak więc, tradycyjny wymóg formy pisemnej, rozumianej jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, okazuje się w praktyce zbyt rygorystyczny, nieprzystający do potrzeb rynku. Z uwagi na to, że wskazane wyżej rozwiązania generują nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych, zasadnym wydaje się wprowadzenie zmian, które umożliwią stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co będzie adekwatne do obowiązujących realiów obrotu (np.: skan oryginalnego dokumentu stanowi formą dokumentową). Warto podkreślić, że w sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdigitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej. Nie ma możliwości podjęcia alternatywnych, w stosunku do projektowanej ustawy, środków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu. ……………. [1] (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96)

Wobec kwestii przedstawionych w pkt 1 niniejszego formularza, proponuje się zmianę brzmienia art. 238 § 1 KSH, która zastąpi wymóg wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną, zgodą wyrażoną w formie dokumentowej. Przekształcenie zgody wyrażonej w formie pisemnej na zgodę dokumentową umożliwi realizację jej funkcji w sposób szybszy, prostszy i lepiej dostosowany do realiów cyfrowych, przy jednoczesnym zachowaniu istotnego elementu jakim jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. Warto zauważyć, że zgoda na doręczenia elektroniczne jest zazwyczaj udzielana raz, na początku relacji ze spółką i obowiązuje przez dłuższy czas, tak więc ryzyko nadużyć w tym zakresie wydaje się niewielkie. Natomiast proponowana zmiana art. 243 § 2 KSH umożliwi wprowadzenie w ramach umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zapisu pozwalającego na udzielanie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na praktyczne trudności, jakie napotykają wspólnicy chcący udzielić pełnomocnictwa zdalnie, bez konieczności fizycznego podpisu. Co ważne konstrukcja, w której dopuszczenie formy dokumentowej uzależnione jest od woli samych wspólników wyrażonej w umowie spółki, zachowuje elastyczność i pozwala każdej spółce dostosować mechanizmy identyfikacyjne do własnych potrzeb i poziomu zaufania korporacyjnego. Ponadto w celu zapobieżenia ewentualnym nadużyciom, które mogą wiązać się ze zgodą wyrażoną w formie dokumentowej, wprowadza się dodatkowy zapis, który zobowiązuje spółkę do podejmowania odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań służących identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa. Takie sformułowanie stanowi skuteczną klauzulę ochronną, dając spółce przestrzeń do dostosowania praktyk identyfikacyjnych przy jednoczesnym wyraźnym nałożeniu na nią obowiązku działania i zagwarantuje, że nie zostaną osłabione standardy należytej staranności w obrocie. Wprowadza się także przepisy przejściowe, zgodnie z którymi: 1) do zawiadomień, o których mowa w art. 238 § 1 ustawy zmienianej w art. 1, wysłanych wspólnikowi przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe; 2) do pełnomocnictw, o których mowa w art. 243 § 2 ustawy zmienianej w art. 1, udzielonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe. Podkreślić należy, że propozycja zmiany była przedmiotem analiz deregulacyjnych i rekomendacji środowisk prawniczych i biznesowych (m.in. w ramach formularzy oceny propozycji deregulacyjnych). Spotkała się z pozytywną oceną jako działanie upraszczające prawo spółek i zmniejszające obciążenia dla przedsiębiorców.