Obowiązkowe elektroniczne konta i pisma dla podmiotów w Krajowym Rejestrze Sądowym

Na przestrzeni ostatnich lat weszły w życie obszerne zmiany legislacyjne, które miały istotny wpływ na funkcjonowanie Krajowego Rejestru Sądowego. Najważniejsze z nich zostały wprowadzone ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1924) oraz ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 398, z późn. zm.). Regulacje te miały na celu dostosowanie funkcjonujących poprzednio rozwiązań prawnych do dynamicznie zmieniających się - w związku z rozwojem tzw. społeczeństwa informacyjnego - warunków społeczno-gospodarczych, wychodząc naprzeciw zarówno potrzebom uczestników obrotu, jak i sądów rejestrowych. Perspektywa kilku lat obwiązywania nowego prawa dała asumpt do pogłębionej analizy jego wpływu na funkcjonowanie Krajowego Rejestru Sądowego oraz oceny efektywności wprowadzonych rozwiązań. W niektórych przypadkach obecny kształt regulacji okazał się nie przystawać do aktualnych potrzeb obrotu gospodarczego i możliwości organizacyjnofinansowych sądów rejestrowych. Głównym założeniem niniejszego projektu jest eliminacja dostrzeżonych problemów, zarówno poprzez korektę dotychczasowych przepisów, jak również wprowadzenie nowych unormowań. Zidentyfikowano następujące obszary wymagające interwencji legislacyjnej: 1. przepisy dotyczące akt spraw rejestrowych – w tym zakresie: - potrzeba doprecyzowania i rozszerzenia przepisów m.in. o regulacje dotyczące akt spraw o pierwszy wpis do rejestru przedsiębiorców znajdujących się na etapie rozpoznawania, które zgodnie z przepisami nie stanowią jeszcze akt rejestrowych, - potrzeba określenia na poziomie ustawy sposobu gromadzenia dokumentacji w postaci papierowej wpływającej do akt sprawy rejestrowej dotyczącej podmiotu niewpisanego do rejestru przedsiębiorców, który podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru, - wątpliwości w zakresie możliwości bezpośredniego stosowania przepisów UE, np. rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady, dotyczących ochrony danych osobowych, z uwagi na odniesienie się w przepisie art. 10 ust. 1 do regulacji ustawowych, - konieczność usprawnienia działania sekretariatów sądów rejestrowych; 2. przepisy dotyczące postępowania przymuszającego do złożenia dokumentów finansowych – w tym zakresie: - niska efektywność obecnie funkcjonującego modelu postępowania przymuszającego, pomimo znacznego zaangażowania zasobów kadrowych i finansowych (nakład pracy orzeczników, pracowników sekretariatów sądowych i wydziałów egzekucyjnych, koszty materiałów i urządzeń biurowych oraz ich eksploatacji, koszty przygotowania i wysyłki korespondencji, czy koszty egzekucji komorniczej). Sankcja w postaci grzywny w wielu przypadkach nie motywuje obowiązanych do wykonania obowiązków rejestrowych, - brak realizacji funkcji ostrzegawczej i ochronnej Krajowego Rejestru Sądowego w odniesieniu do obecnego modelu postępowania przymuszającego. Informacje o wszczęciu postępowania przymuszającego nie podlegają ujawnieniu w Rejestrze; 3. przepisy dotyczące postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego – w tym zakresie: - potrzeba modyfikacji przepisów dotyczących postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego (art. 25a i nast. ustawy o KRS) uzasadniona niesatysfakcjonującą efektywnością tej procedury. Wiele z postępowań prowadzonych w tym trybie jest umarzane, - problem w postaci braku precyzyjnego uregulowania zasad współdziałania sądu rejestrowego oraz innych organów władzy publicznej w ramach prowadzonego postępowania dowodowego. Obecne brzmienie art. 25c ustawy o KRS ogranicza się jedynie do ogólnego wskazania, że sąd rejestrowy może zwrócić się o udzielenie informacji niezbędnych do ustalenia, czy podmiot wpisany do Rejestru posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność, do organów podatkowych, organów prowadzących rejestry i ewidencje publiczne lub innych organów administracji publicznej oraz do organizacji społecznych. Ustawodawca pozostawił zatem sądowi rejestrowemu dowolność zarówno co do wyboru adresatów wezwań, jak i ich przedmiotu. W praktyce dochodzi na tym polu do znacznych rozbieżności, - brak realizacji funkcji ostrzegawczej i ochronnej Rejestru. Informacje o wszczęciu postępowania, pomimo ich niebagatelnego znaczenia dla uczestników obrotu, nie są obecnie ujawniane w Rejestrze. Powzięcie informacji o takich postępowaniach wymaga zapoznania się z aktami rejestrowymi. - rozbieżna praktyka w zakresie trybu prowadzenia postępowania, jak i wydawanych w jego ramach rozstrzygnięć. Niektóre z sądów rejestrowych orzekają bowiem o rozwiązaniu i wykreśleniu podmiotu wpisanego do Rejestru jednocześnie, z kolei inne najpierw rozwiązują podmiot, a dopiero po stwierdzeniu prawomocności tego rozstrzygnięcia wykreślają go z Rejestru. 4. przepisy dotyczące przekazywania przez sądy rejestrowe informacji wymaganych przez ustawę z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – w tym zakresie: - wątpliwość na gruncie dotychczasowego brzmienia art. 19c ust. 1 i 2 ustawy o KRS, czy oświadczenia o posiadaniu statusu cudzoziemca oraz o przysługiwaniu praw do nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dotyczą spółek w organizacji i wspólników spółek osobowych, czy też podmiotu, który dopiero powstanie na skutek wpisu do Rejestru, - trudności w ustaleniu przez sąd rejestrowy, czy oświadczenie dotyczące osoby prawnej lub spółki handlowej nie posiadającej osobowości prawnej odpowiada prawdzie. Wymaga to bowiem zbadania, czy podmiot, którego dotyczy oświadczenie, jest kontrolowany bezpośrednio lub pośrednio przez osoby lub spółki będące cudzoziemcami [por. art. 1 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (Dz. U. z 2017 r. poz. 2278). Rodzi to ryzyko nieprzekazania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji interesujących go informacji.

1. przepisy dotyczące akt spraw rejestrowych – w tym: - doprecyzowanie art. 9 ust. 1a ustawy o KRS, przez wskazanie, że stosuje się go do akt sprawy rejestrowej dotyczącej podmiotu niewpisanego do rejestru przedsiębiorców, który podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru, - wskazanie w nowododanym ust. 1 b do art. 9 ustawy o KRS, że do chwili wpisu podmiotu do rejestru przedsiębiorców dokumenty w postaci papierowej przechowuje się w zbiorze dokumentów akt sprawy rozpoznawanej. Z chwilą wpisu podmiotu do rejestru przedsiębiorców zbiór taki byłby dołączany do zbioru dokumentów, o którym mowa w art. 9 ust. 6 zdaniu pierwszym ustawy o KRS (projektowany art. 9 ust. 6 zdanie drugie ustawy o KRS), - zmiana art. 10 ust. 1 ustawy o KRS poprzez zastąpienie słowa „ustawa” pojęciem „przepis szczególny”, ma usunąć ewentualne wątpliwości w zakresie opisanym w pkt. 1, - zmiana art. 10 ust. 4 uwzględnienie faktu prowadzenia akt rejestrowych w systemie teleinformatycznym z ograniczonym dostępem do dokumentów, - rozszerzenie zakresu norm dotyczących zasad wydawania kopii i odpisów, - nałożenie na podmioty składające do sądu rejestrowego pisma procesowe i inne dokumenty obowiązków związanych z anonimizacją danych osobowych w składanych dokumentach – dopełnieniem tej regulacji mają być zmiany w ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1001 zwanej dalej „Prawem o notariacie”), wprowadzające obowiązek umieszczania przez notariuszy w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych także elektronicznego wyciągu z aktu notarialnego pozbawionego danych osobowych niepodlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub zgłoszeniu sądowi rejestrowemu; 2. przepisy dotyczące postępowania przymuszającego do złożenia dokumentów finansowych – w tym: - zastąpienie w art. 24 ustawy o KRS wyrazu „obowiązanych” wyrazami „podmiot obowiązany”. Zmiana ta dotyczy nie tylko postępowań przymuszających do złożenia dokumentów finansowych, ale wszystkich postępowań prowadzonych na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS, - wprowadzenie w postępowaniach przymuszających do złożenia dokumentów finansowych w miejsce sankcji grzywny rygoru zamieszczenia w Rejestrze wzmianki o niewykonywaniu obowiązku złożenia dokumentów finansowych pomimo wezwania sądu. Wzmianka taka będzie zamieszczana na mocy postanowienia sądu rejestrowego wydawanego po ustaleniu, iż uchybiono terminowi, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o KRS. Ze względu na wyłączenie w postępowaniu przymuszającym do złożenia dokumentów finansowych możliwości nałożenia grzywny, wpis wzmianki spowoduje wyczerpanie dostępnych w ramach tej procedury instrumentów oddziaływania na podmioty obowiązane, - wprowadzenie zakazu wszczynania kolejnych postępowań przymuszających do złożenia dokumentów finansowych, obowiązującego od momentu wpisania wzmianki do chwili jej wykreślenia. Wpis wzmianki będzie równoważny z wezwaniem podmiotu obowiązanego do złożenia innych dokumentów, których niezłożenie stwierdzono po jej zamieszczeniu, - wprowadzenie zapisu, że sąd rejestrowy wykreśli wzmiankę z urzędu dopiero po złożeniu przez podmioty obowiązane wszystkich zaległych dokumentów finansowych lub oświadczeń, o których mowa w art. 70a ustawy o rachunkowości, w tym także tych, których obowiązek złożenia powstał, ale sąd rejestrowy nie wzywał do jego wykonania. Efektem proponowanego rozwiązania będzie zdjęcie z sądów rejestrowych czasochłonnego obowiązku wszczynania co roku kolejnych postępowań przymuszających dotyczących kolejnych okresów sprawozdawczych, - sąd rejestrowy będzie otrzymywał za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacje z Rejestru o wpisie wzmianek wskazanych w art. 40 pkt 2-5a i 7 ustawy o KRS (wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych) dla podmiotów, w stosunku do których zamieszczona jest wzmianka o niewykonywaniu obowiązku złożenia dokumentów finansowych. Umożliwi to sądom rejestrowym, w przypadku złożenia dokumentów finansowych, sprawne wykreślanie wzmianek o niezłożeniu dokumentów finansowych pomimo wezwania sądu, - po wpisie do Rejestru wzmianki o niewykonywaniu przez podmiot obowiązku złożenia dokumentów finansowych pomimo wezwania sądu, sąd rejestrowy niezwłocznie zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego według ostatniego ujawnionego w Rejestrze adresu siedziby podmiotu o popełnieniu przestępstwa, o którym mowa w art. 79 pkt 4 o rachunkowości, poprzez przesłanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym informacji o wpisie tej wzmianki. Informacja taka będzie obejmować numer podmiotu w Rejestrze, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu wzmianki i numer wpisu. W przypadku akt rejestrowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym naczelnik właściwego urzędu skarbowego mógłby zapoznać się z dokumentacją znajdującą się w tych aktach za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych. Projektowane rozwiązanie nie ogranicza możliwości zawiadomienia przez sąd rejestrowy o przestępstwie prokuratora lub Policji w sposób określony w przepisach odrębnych, w szczególności w art. 304 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 37 z późn. zm.); 3. Zmiana przepisów dotyczących postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego – w tym: - modyfikacja nazwy postępowania, co ma służyć usunięciu rozbieżności dotyczących treści zapadających w jego wyniku rozstrzygnięć. Funkcjonującą w obecnym stanie prawnym nazwę „postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego” zastępuje się określeniem „postępowanie o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego”, - jednoznaczne wskazanie, że orzeczeniem kończącym postępowanie – w przypadku ustalenia przez sąd rejestrowy w postępowaniu o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, że podmiot ten nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności – jest postanowienie o wykreśleniu podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Tym samym wskazano, że zaskarżeniu podlega jedynie rozstrzygnięcie o wykreśleniu. Zmiana zmierza do wyeliminowania rozbieżności orzeczniczych oraz ograniczenia czynności sądu rejestrowego, pośrednio wzmacniając pewność obrotu prawnego, - określenie momentu rozwiązania podmiotu w przypadku rozwiązania podmiotu bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego, - zobowiązanie sądu rejestrowego wszczęcia postępowania o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, jeżeli mimo upływu roku od dnia wpisu do Rejestru wzmianki o niewykonywaniu obowiązku złożenia dokumentów finansowych, pomimo wezwania sądu, nie zostaną złożone wszystkie zaległe dokumenty finansowe lub oświadczenia, o których mowa w art. 70a ustawy o rachunkowości, w tym także te, których obowiązek złożenia powstał, ale sąd rejestrowy nie wzywał do jego wykonania, - szczegółowe unormowanie postępowania dowodowego zmierzającego do ustalenia, czy podmiot dany posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność, co ma na celu ujednolicenie praktyki sądów rejestrowych. Przewiduje się, że czynności sądu rejestrowego wykonywane w ramach postępowania dowodowego będą miały ściśle określony ustawą zakres. Z tego względu w projektowanym art. 25a ust. 2 ustawy o KRS wyraźnie wskazano, że sąd rejestrowy przeprowadza badanie, czy podmiot ten posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność w sposób określony w projektowanym art. 25c ustawy o KRS, - wyraźne wskazanie podmiotów, do których sąd rejestrowy powinien zwrócić się w toku postępowania o udzielenie niezbędnych informacji. Podmiotami takimi będą: naczelnik urzędu skarbowego właściwego według ostatniego udostępnionego w Rejestrze adresu siedziby podmiotu oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przewiduje się, że sądom rejestrowym będą przekazywane informacje całościowe, tj. zebrane po sprawdzeniu danych posiadanych przez wszystkie historycznie właściwe dla podatnika organy podatkowe, - sąd rejestrowy będzie ustalał, czy podmiot wpisany do Rejestru posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność w zbiorze informacji Rejestru, centralnej bazie danych ksiąg wieczystych, zbiorze informacji z rejestru zastawów oraz centralnej ewidencji pojazdów. Zakłada się, że upoważnionym pracownikom wydziałów rejestrowych zostanie zapewniony dostęp do tych baz danych. Uzyskanie dostępu do danych zgormadzonych w centralnej ewidencji pojazdów, za pomocą urządzeń teletransmisji danych, bez konieczności składania pisemnego wniosku, wymagało będzie uzyskania przez sąd rejestrowy zgody, o której mowa w art. 80c ust. 6 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r poz. 1251, z późn. zm.). Do czasu uzyskania takiego dostępu informacje będą uzyskiwane w dotychczasowy sposób, - wprowadzenie obowiązku zamieszczania w Rejestrze wzmianki o prowadzeniu postępowania o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Wzmianka taka będzie zamieszczana w dziale 1 Rejestru. Nastąpi to już w momencie wszczęcia postępowania, na podstawie zarządzenia referendarza sądowego. Proponowane umiejscowienie wzmianki ma na celu ostrzeżenie uczestników obrotu. Projektowane rozwiązanie wzmacnia zatem funkcje ostrzegawczą i ochronną Krajowego Rejestru Sądowego. Po uprawomocnieniu się postanowienia sądu w przedmiocie umorzenia postępowania o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego wzmianka zostanie wykreślona, - wprowadzenie konstrukcji domniemania prawnego, w oparciu o które sąd rejestrowy będzie mógł uznać, że określony podmiot nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności. Projektowana zmiana spowoduje przerzucenie ciężaru wykazania okoliczności sprzeciwiających się wykreśleniu z Rejestru na podmiot, wobec którego wpisano wzmiankę, jednocześnie rozwiązując sygnalizowany wyżej problem związany z niemożnością ustalenia tzw. faktów negatywnych. Domniemanie będzie mogło być obalone nie tylko przez podmiot wpisany do Rejestru, ale także inne zainteresowane podmioty. Należy zaznaczyć, że ogłoszenie wskazujące na rozpoczęcie biegu domniemania z art. 25ca ustawy o KRS będzie dokonywane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a ponadto w Rejestrze będzie umieszczana wzmianka. Powzięcie informacji o prowadzeniu postępowania o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego nie powinno zatem nastręczać trudności, - modyfikacja przepisów dotyczących umorzenia postępowania o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Mianowicie w przypadku ustalenia, że podmiot posiada zbywalny majątek, a podmiot ten nie wykonuje obowiązku złożenia wniosku o wpis do Rejestru lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe, sąd rejestrowy nie będzie mógł umorzyć tego postępowania, ale zostanie zobowiązany do wezwania podmiotu do wykonania obowiązku w terminie siedmiu dni pod rygorem zastosowania grzywny. Grzywnę będzie można ponawiać. Jeżeli postępowanie mające na celu egzekucję grzywny nałożonej w postępowaniu o wykreślenie podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego zostanie umorzone na podstawie art. 824 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego, sąd rejestrowy będzie zobowiązany do orzeczenia o wykreśleniu podmiotu z Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, chyba że zajdą podstawy do umorzenia postępowania. 4. Usprawnienie przekazywania przez sądy rejestrowe informacji wymaganych przez ustawę z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – w tym: - w oświadczeniu, o którym mowa w art. 19c ust. 1 ustawy o KRS, należało będzie wskazać, czy nabywca lub obejmujący udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Z kolei w oświadczeniu składanym na podstawie art. 19 ust. 2 ustawy o KRS należało będzie podać, czy spółce, której dotyczy wniosek, przysługuje lub po dokonaniu wpisu będzie przysługiwać prawo własności lub prawo użytkowania wieczystego nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Sprawdzenie przez sąd rejestrowy prawidłowości oświadczeń tej treści będzie o wiele łatwiejsze, natomiast dzięki sprecyzowaniu, że mają one dotyczyć nabywców lub obejmujących udziały, akcje lub ogół praw i obowiązków, minister właściwy do spraw wewnętrznych uzyska dane pozwalające na dokładniejszą analizę, czy wymogi przewidziane w ustawie o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców są przestrzegane. 5. wprowadzenie przepisów dotyczących kont podmiotów wpisanych do KRS - wprowadzenie przepisów umożliwiających pełne wykorzystanie w postępowaniu rejestrowym możliwości jakie stwarza tzw. Moduł Tożsamości, tj. moduł służący do zakładania, przechowywania i użytkowania kont wykorzystywanych w systemach wytworzonych i administrowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Do najistotniejszych z nich należy zaliczyć: - ułatwienie komunikacji z podmiotami podlegającymi obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, - stworzenie mechanizmów pozwalających upewnić się, że wnioski są składane przez faktycznych wnioskodawców, uczestników postępowań i ich reprezentantów, - usprawnienie egzekwowania obowiązków dotyczących aktualizacji treści Rejestru oraz składania dokumentów do akt rejestrowych. - wprowadzenia regulacji usprawniających dotychczasowy tryb zakładania kont podmiotów. 6. Pozostałe zmiany w ustawie o KRS o charakterze porządkującym oraz zmiany wynikowe w innych ustawach.