Przenoszenie praw emerytalnych pracowników organizacji międzynarodowych

1. Zmiany w ustawie z dnia 23 stycznia 2008 r. o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich (Dz. U. poz. 274, z późn. zm.). W obecnym stanie prawnym polskie instytucje przenoszą prawa emerytalne urzędników Unii Europejskiej na podstawie ustawy z 23 stycznia 2008 r. o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich (dalej: Ustawa). Tryb przenoszenia praw emerytalnych regulowany jest przepisami art.11 załącznika VII do rozporządzenia Rady (EWG, EURATOM, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. – Regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (dalej: Regulamin). Zgodnie z art. 11 ust. 1 załącznika Nr VIII do Regulaminu, urzędnik, który kończy służbę w jednej z instytucji Unii Europejskiej (UE) w celu podjęcia służby w administracji publicznej, krajowej lub międzynarodowej organizacji, która zawarła umowę z UE lub w celu podjęcia zatrudnienia lub innej działalności, jest uprawniony do dokonania przeniesienia praw do świadczeń emerytalnych, w wysokości zaktualizowanej na dzień przeniesienia do właściwego funduszu emerytalnego tej administracji, organizacji lub funduszu emerytalnego, w którym nabywa uprawnienia emerytalne, w związku z podjęciem zatrudnienia lub innej działalności. Analogicznie przepis ust. 2 tego samego artykułu, daje urzędnikowi prawo do dokonania przeniesienia z krajowego systemu ubezpieczenia społecznego do systemu emerytalnego instytucji UE. Przenoszony ekwiwalent praw do emerytury dotyczy urzędników lub innych uprawnionych pracowników Unii Europejskiej powołanych na stanowisko urzędnicze w jednej z instytucji UE, na podstawie aktu wydanego przez organ powołujący tej instytucji – w rozumieniu Regulaminu. Celem projektu jest stworzenie podstaw prawnych umożliwiających przenoszenie ekwiwalentów praw emerytalnych pracowników instytucji nieobjętych przepisami Regulaminu – pomiędzy tymi instytucjami a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (dalej: Zakład) i Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (dalej: Kasa). Zamierzeniem projektodawcy jest wprowadzenie podstawy do zawierania przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego z Instytucjami i Organizacjami Międzynarodowymi umów w sprawie przenoszenia ekwiwalentów praw. Poza instytucjami UE objętymi przepisami Regulaminu, istnieje szereg organów należących do struktury instytucjonalnej UE, ale nie mających statusu instytucji unijnych w rozumieniu Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) oraz organizacji międzynarodowych spoza struktury instytucjonalnej UE, ale mających siedzibę na jej terytorium, które nie są objęte przepisami Regulaminu, a przez to Ustawy (dalej: Instytucje i Organizacje Międzynarodowe). W efekcie prawa emerytalne pracowników tam zatrudnionych nie podlegają mechanizmom przewidzianym w Regulaminie, przez co nie mają oni prawnej możliwości przenoszenia między instytucjami praw emerytalnych zgromadzonych w systemach ubezpieczenia społecznego, którym podlegali. Celem ustawodawcy jest zatem rozszerzenie stosowania Ustawy na ww. kategorię pracowników. Organy UE, które nie są objęte Regulaminem, często posiadają własne programy emerytalne. Tytułem przykładu – Europejski Bank Inwestycyjny: Staff Regulations Applicable to members of Staff, Europejski Bank Centralny: Conditions of Employment for Staff of the European Central Bank. Ponadto, niektóre podmioty zewnętrzne wobec UE, które realizują zadania na rzecz państw członkowskich, posiadają własne systemy zabezpieczające ryzyko starości. Ich członkami są zarówno państwa należące do Unii Europejskiej, jak i państwa trzecie. Przykładowo, Eurocontrol: Staff Regulations governing officials of the EUROCONTROL Agency, Europejski Urząd Patentowy: EPO Codex - Collection of EPO's internal service regulations and other rules. Dodatkowo, 6 organizacji międzynarodowych należy do tak zwanych „Coordinated Organisations”, które posiadają wspólny system wynagrodzeń oraz emerytur, tj. Rada Europy, Europejskie Centrum Średnioterminowych Prognoz Pogody, Europejska Organizacja Eksploatacji Satelitów Meteorologicznych, Europejska Agencja Kosmiczna, Organizacja Traktatu Północnoatlantyckiego, Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. Umożliwienie transferu praw emerytalnych pomiędzy Instytucjami i Organizacjami Międzynarodowymi a Zakładem umożliwi pełniejszą realizację swobody przepływu pracowników wewnątrz UE i elastyczność potrzebną dla międzynarodowej mobilności i rozwoju zawodowego w państwach UE. Obecnie takie transfery odbywają się na podstawie wewnętrznych przepisów organów unijnych i przepisów organizacji międzynarodowych i prawa państwa członkowskiego. Przenoszenie ekwiwalentów praw emerytalnych między programami emerytalnymi Instytucji i Organizacji Międzynarodowych a krajowymi instytucjami zabezpieczenia społecznego z reguły polega na dwustronnym transferze środków, dokonywanym na wniosek pracownika. Nabycie praw emerytalnych następuje z reguły po określonym czasie, m.in.: po upływie roku. Jeśli pracownik odchodzi z instytucji bez nabycia prawa do wypłaty emerytury, wówczas możliwa jest wypłata należnych środków w gotówce lub ich transfer do innej instytucji. Odbywa się to w następujący sposób: 1) transfer z instytucji krajowej do instytucji/organizacji międzynarodowej: po ukończeniu przez pracownika okresu próbnego i nabyciu przez niego prawa do programu emerytalnego, składa on stosowny wniosek w miejscu zatrudnienia. Następnie instytucja/organizacja międzynarodowa, w której zatrudniony jest pracownik, i instytucja krajowa wymieniają się potrzebnymi informacjami, tj.: instytucja krajowa podaje szacunkową kwotę do przeniesienia, a organizacja dostarcza pracownikowi szacunkową liczbę lat ubezpieczenia, które może wykupić w ramach programu emerytalnego dla pracowników, używając własnych taryf aktuarialnych. Jeśli pracownik zgadza się na transfer, po otrzymaniu ostatecznej kwoty transferu na konto organizacji, przypisuje się równoważne lata ubezpieczenia na konto pracownika; 2) transfer z instytucji/organizacji międzynarodowej do instytucji krajowej: jeśli pracownik zdecyduje się na przeniesienie swoich praw z programu emerytalnego instytucji/organizacji międzynarodowej do instytucji krajowej, musi poinformować instytucję krajową w określonym czasie licząc od odejścia z instytucji (np. w ciągu roku). Pracownik musi upewnić się, że program, do którego chce przenieść swoje środki, może zapewnić dożywotnie świadczenie z tytułu osiągnięcia wieku emerytalnego. W praktyce, w celu uzyskania zgody na przeniesienie środków pieniężnych z instytucji/organizacji międzynarodowej, w której zatrudniony jest pracownik, do instytucji krajowej lub odwrotnie, zawierane są umowy, w których precyzuje się m.in. warunki transferu. Wymaga się przy tym, by organizacja międzynarodowa posiadała osobowość prawną umożliwiającą jej zawieranie takich umów z instytucjami krajowymi lub państwami członkowskimi, we własnym imieniu i na własny rachunek. Przykładowo, Europejski Bank Inwestycyjny zawarł umowy z Austrią, Belgią, Bułgarią, Czechami, Niemcami, Grecją, Włochami, Luksemburgiem, Portugalią, Słowenią, Hiszpanią. Państwa członkowskie przyjmują różne rozwiązania umożliwiające transfer ekwiwalentu praw. Chorwacja wymagała decyzji rządu, aby rozpocząć negocjacje, Litwa – jedynie uzgodnienia procedur. Co do zakresu podmiotowego, transfery zazwyczaj obejmują pracowników instytucji/organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem nieobjętych ogólnym programem emerytalnym pracowników takich jak stażyści, pracownicy tymczasowi, konsultanci, czy członkowie organów tych organizacji, którzy posiadają odrębne programy w ramach ogólnych programów emerytalnych danego podmiotu (np. w Europejskim Banku Inwestycyjnym członkowie Komitetu Zarządzającego). 2. Zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, z późn. zm.). Projektowaną ustawą wprowadza się również zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zmiany te wynikają z konieczności uregulowania kwestii finansowania rozwiązań informatycznych niezbędnych do elektronicznej wymiany danych w ramach unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (ang. Electronic Exchange of Social Security Information, EESSI). EESSI to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego, czyli spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów, pracowników, którzy skorzystali z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą. Jest to platforma wykorzystywana przy stosowaniu unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, ułatwiająca współpracę między blisko 15 tys. instytucjami zabezpieczenia społecznego z 32 krajów UE/EFTA. EESSI wykorzystuje do komunikacji punkty dostępowe (Access Point) oraz aplikację RINA (Reference Implementation for a National Application, dalej: RINA). RINA to aplikacja wydana, utrzymywana i rozwijana przez Komisję Europejską w celu obustronnego przesyłania komunikatów. Komisja Europejska zajmowała się bezkosztowo usługami utrzymania i rozwoju aplikacji RINA do 31 grudnia 2021 r., a do 31 grudnia 2024 r. zapewniała jedynie jej techniczną obsługę. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązki te przeszły na kraje członkowskie. ZUS zapewniał obsługę interfejsu RINA EESSI w oparciu o aplikację krajową EESSI (AKE) w organach emerytalno-rentowych takich jak: KRUS, Zakład Emerytalny MSWiA, Wojskowe Biuro Emerytalne, Biuro Emerytalne Służby Więziennej, Departament Kadr i Organizacji Sądów Powszechnych i Wojskowych Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Biuro Kadr Prokuratury Krajowej. W związku z zakończeniem z końcem 2024 r. obsługi platformy przez Komisję Europejską, wystąpiła konieczność zapewnienia ciągłości działań interfejsu RINA po stronie państw członkowskich. W związku z powyższym, proponuje się dokonanie odpowiednich zmian w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w której uregulowane są kwestie prowadzenia przez ZUS punktu kontaktowego służącego do wymiany danych w ramach EESSI. Projektowane przepisy stanowić będą podstawę prawną współpracy organów emerytalno-rentowych w zakresie utrzymania, rozwijania i udostępniania przez ZUS tym organom oprogramowania służącego do obsługi spraw objętych koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego. Planowane zmiany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczą również automatyzacji wydawania przez ZUS dokumentów potwierdzających podleganie polskiemu ustawodawstwu. Niniejszą ustawą planuje się zoptymalizowanie procesu wydawania zaświadczeń A1 poprzez zautomatyzowanie obsługi wniosków o wydanie tych dokumentów. W obecnym stanie prawnym poświadczenie podlegania polskiemu ustawodawstwu może zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Proponuje się wystawianie zaświadczeń A1 z samym tylko imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do wydania dokumentu na wzór rozwiązania funkcjonującego w przypadku decyzji wydawanych w postępowaniach dotyczących przyznawania świadczeń na podstawie ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Zmiana ta umożliwi zautomatyzowanie procesu obsługi wniosków o wydanie dokumentu A1, co przyczyni się do skrócenia czasu obsługi klientów. Zastąpienie podpisów kwalifikowanych imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej nie doprowadzi do obniżenia stopnia bezpieczeństwa elektronicznych zaświadczeń A1 – dokumenty te już obecnie transmitowane są po ich potwierdzeniu bezpośrednio na profil klienta, utworzony w systemie informatycznym Zakładu (PUE ZUS/eZUS). Ich autentyczność będzie mogła zostać dodatkowo potwierdzona za pomocą już funkcjonującego „walidatora” publicznie dostępnego na stronie internetowej Zakładu. Dodatkowo, dla celów podejmowania przez Zakład rozstrzygnięć w sposób zautomatyzowany w sprawach z zakresu ustalania ustawodawstwa właściwego (tj. wydawania zaświadczeń A1, decyzji o odmowie wydania zaświadczenia A1, pism informujących o ustalonym ustawodawstwie właściwym), konieczne jest uregulowanie w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych kwestii wyłącznie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych. Warunkiem wyłącznie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych będzie zapewnienie osobie, której dotyczy dane rozstrzygnięcie, prawa do otrzymania stosownych wyjaśnień co do podstaw podjętego rozstrzygnięcia oraz prawa do uzyskania interwencji ludzkiej, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania takiego rozstrzygnięcia.

Rekomendowana jest zmiana przepisów ustawy z dnia 23 stycznia 2008 r. o przenoszeniu praw emerytalnych urzędników Wspólnot Europejskich w taki sposób, aby umożliwić przenoszenie ekwiwalentów praw emerytalnych pracowników zatrudnionych w Instytucjach i Organizacjach Międzynarodowych, tj. organach należących do struktury instytucjonalnej UE, ale nie mających statusu instytucji unijnych w rozumieniu TUE oraz organizacji międzynarodowych spoza struktury instytucjonalnej UE, ale mających siedzibę na jej terytorium i odwrotnie – pomiędzy Zakładem i Kasą a tymi podmiotami. Warunkiem takiego transferu jest to, aby Instytucja lub Organizacja Międzynarodowa posiadała własny program emerytalny dla zatrudnionych pracowników. Dotyczyć to będzie Instytucji i Organizacji Międzynarodowych wymienionych w rozporządzeniu do ustawy, które zostanie wydane przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego w porozumieniu z ministrem właściwym ds. zagranicznych. Transfer będzie się odbywał na dotychczasowych zasadach, znajdujących zastosowanie do urzędników UE objętych Regulaminem. W tym celu proponuje się: 1) rozszerzenie zakresu podmiotowego ustawy – ustawa w obowiązującym brzmieniu określa sposób i tryb przenoszenia praw emerytalnych urzędników Unii Europejskiej na podstawie art. 11 załącznika VIII do rozporządzenia Rady. W świetle postulowanych zmian należy rozszerzyć zakres podmiotowy ustawy o urzędników lub innych pracowników Instytucji i Organizacji Międzynarodowych uprawnionych do przeniesienia ekwiwalentu praw; 2) wskazanie, że minister do spraw zabezpieczenia społecznego zawiera z Instytucjami i Organizacjami Międzynarodowymi umowy w sprawie przenoszenia ekwiwalentu praw. Umowy te zawiera się w trybie przepisów ustawy z dnia 14 kwietnia 2000 r. o umowach międzynarodowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 127). Ubezpieczenia społeczne dotyczą spraw uregulowanych w ustawach i w związku z tym umowy w dziedzinie ubezpieczeń społecznych należą do umów, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 5 Konstytucji RP, czyli podlegają ratyfikacji za uprzednią zgodą wyrażoną w ustawie. W konsekwencji należy uznać, że również przenoszenie praw emerytalnych do/z ww. Instytucji i Organizacji Międzynarodowych stanowi materię ustawową, która powinna być uregulowana w zawartych przez Polskę umowach międzynarodowych, które podlegają ratyfikacji. Nadmienić także należy, że ustawa posługuje się nieaktualnym pojęciem „Wspólnot”, „Wspólnot Europejskich”, które zastępuje się w Ustawie terminem „Unia Europejska” w różnych formach gramatycznych. W projektowanej ustawie wprowadza się również zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zmiany te wynikają z konieczności uregulowania kwestii dotyczących utrzymania, rozwijania i finansowania rozwiązań informatycznych niezbędnych do elektronicznej wymiany danych za pośrednictwem EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) w ramach unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W związku z zaprzestaniem z końcem 2024 r. technicznej obsługi aplikacji RINA przez Komisję Europejską, wystąpiła konieczność zapewnienia ciągłości działania tej aplikacji po stronie państw członkowskich. W świetle powyższego, w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych należy wprowadzić przepisy, które będą stanowić podstawę współpracy między ZUS a organami emerytalno-rentowymi, mającej na celu utrzymanie, rozwój i finansowanie oprogramowania służącego do obsługi spraw objętych koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego. Proponuje się, aby Zakład zawierał w tym celu porozumienia z organami emerytalno-rentowymi w sprawie utrzymania, rozwijania i udostępniania oprogramowania służącego do obsługi ww. spraw. Proponuje się, aby poniesione przez Zakład nakłady na rozwój i koszty utrzymania oraz udostępniania organom emerytalno-rentowym ww. oprogramowania były w określonych w porozumieniu częściach ponoszone przez te organy. Kolejna zmiana dotyczy konieczności stworzenia w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych podstawy prawnej dla automatyzacji wydawania przez ZUS tzw. zaświadczeń A1. Na wniosek zainteresowanego lub pracodawcy Zakład wystawia w formie elektronicznej dokument potwierdzający podleganie przez ubezpieczonego polskiemu ustawodawstwu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, poświadczenie podlegania ustawodawstwu polskiemu może zostać opatrzone: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Projektowane przepisy pozwolą na zoptymalizowanie procesu wydawania dokumentów A1 przez zautomatyzowanie obsługi wniosków o wydanie tych zaświadczeń. Ze względu na obowiązujące regulacje, automatyzacja procesów jest obecnie utrudniona. Proponuje się więc dodanie podstawy prawnej do wystawiania przez ZUS zaświadczeń A1 z samym tylko imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania na wzór rozwiązania funkcjonującego w przypadku decyzji wydawanych w postępowaniach dotyczących przyznawania świadczeń na podstawie ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2024 r. poz. 1576, z późn. zm.). Zmiana ta umożliwi zautomatyzowanie procesu obsługi wniosków o wydanie dokumentu A1, co przyczyni się do zoptymalizowania działania systemu i skrócenia czasu obsługi klientów. Zastąpienie podpisów kwalifikowanych imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej nie doprowadzi do obniżenia stopnia bezpieczeństwa elektronicznych zaświadczeń A1 – dokumenty te już obecnie transmitowane są po ich potwierdzeniu bezpośrednio na profil klienta utworzony w systemie informatycznym Zakładu (PUE ZUS/eZUS). Ich autentyczność będzie mogła zostać potwierdzona za pomocą już funkcjonującego „walidatora”, tj. usługi potwierdzania autentyczności zaświadczeń A1 publicznie dostępnej na stronie internetowej Zakładu. Dodatkowo, dla celów podejmowania przez Zakład rozstrzygnięć w sposób zautomatyzowany w sprawach z zakresu ustalania ustawodawstwa właściwego (tj. wydawania zaświadczeń A1, decyzji o odmowie wydania zaświadczenia A1, pism informujących o ustalonym ustawodawstwie właściwym), konieczne jest uregulowanie w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych kwestii wyłącznie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych. Warunkiem wyłącznie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych będzie zapewnienie osobie, której dotyczy dane rozstrzygnięcie, prawa do otrzymania stosownych wyjaśnień co do podstaw podjętego rozstrzygnięcia oraz prawa do uzyskania interwencji ludzkiej, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania takiego rozstrzygnięcia w terminie miesiąca od wydania decyzji. Analogiczne rozwiązanie funkcjonuje już obecnie w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1749, z późn. zm.), ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci czy też w ustawie z dnia 15 maja 2024 r. o wspieraniu rodziców w aktywności zawodowej oraz wychowaniu dziecka – Aktywny rodzic (Dz. U. poz. 858, z późn. zm.). Proponuje się również wprowadzenie przepisów, które umożliwią doręczenie wydruków dokumentów zawierających informację o imieniu i nazwisku oraz stanowisku służbowym osoby upoważnionej, wygenerowanych przy użyciu systemu teleinformatycznego. Wydruk pisma zawierającego informację o imieniu i nazwisku wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jego wydania, będzie stanowić dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Zakładu i będzie dokumentem urzędowym w rozumieniu przepisów ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego.