Skany dokumentów archiwalnych uzyskują status oryginału

Proponowana zmiana ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej „ustawą”, wiąże się z potrzebą uregulowania statusu odwzorowań cyfrowych wykonanych dla dokumentacji w postaci papierowej, sporządzanych przez jednostki organizacyjne używające systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją klasy EZD i nadanie im waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równoważnej oryginałom dokumentów. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej pomiędzy jednostkami organizacyjnymi spowodowany tym, iż obecnie wszelkie cechy dowodowe czy archiwalne przypisywane są jedynie papierowemu pierwowzorowi. Brak jest zatem formalnej podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach EZD jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw, co powoduje niebezpieczeństwo negowania przez różne podmioty wiarygodności sporządzonych odwzorowań cyfrowych. Proponowane zmiany w ustawie mają na celu rozwiązanie powyższych problemów przez nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna wartości archiwalnej, a także dowodowej. Proponowane zmiany dadzą także możliwość uregulowania sposobu postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna gromadzoną w składach chronologicznych, w tym ich brakowania. Jednocześnie projektowana ustawa ma na celu zmianę porządkową przepisu art. 36a w pkt 3, wprowadzenie odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” oraz dodanie przepisów o prowadzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe działalności edukacyjnej.

Proponuje się zmianę ustawy przez: 1) zmianę brzmienia art. 5 ust. 2b, zawierającego upoważnienie do wydania rozporządzenia określającego – w obecnym stanie prawnym – szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania. Zmiana polega na zmniejszeniu zakresu upoważnienia poprzez regulację, iż rozporządzenie określi minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych, standardy przygotowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych przechowywanych w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych. Regulacje wcześniej zawarte w akcie wykonawczym wydanym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, na podstawie upoważnienia z art. 5 ust. 2b ustawy (rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. poz. 1518)) zostały wprowadzone do ustawy w art. 6; 2) zmianę w art. 5 ust. 2c ustawy, zawierającym obecnie upoważnienie do wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, rozporządzenia określającego wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów dotyczących informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Proponowana zmiana polega na umożliwieniu wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego przedmiotowego aktu wykonawczego nie na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a po zasięgnięciu jego opinii, z uwzględnieniem potrzeby ochrony przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych zapisanych na informatycznych nośnikach danych; 3) zmianę art. 6 przez uregulowanie na nowo sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach państwowych i samorządowych, a także sposób postępowania z dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Uregulowano kwestie związane z: a) szczegółowym sposobem postępowania z dokumentami elektronicznymi, powstającymi w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływającymi do nich; b) ewidencjonowaniem dokumentów elektronicznych; c) zabezpieczaniem dokumentów elektronicznych przed utratą i nieuprawnionymi zmianami; d) wymaganiami dla odwzorowań cyfrowych; e) brakowaniem dokumentów elektronicznych; f) przekazywaniem dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych; g) sposobem postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe. Ponadto w art. 6 zawarto upoważnienie dla Prezesa Rady Ministrów do wydania rozporządzenia, określającego odrębnie dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnego Biura Antykorupcyjnego warunki, jakie musi spełniać inny podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 1l. Określenie wspomnianych warunków dla podpisu będzie musiało mieć miejsce także w przypadku Ministra Obrony Narodowej, który w ust. 1n został zobowiązany do wydania rozporządzenia dla Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego; 4) wprowadzenie do art. 21 ust. 1 pkt 5 i 9 i art. 28 ust. 1 pkt 5 ustawy przepisów o prowadzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe działalności edukacyjnej, co pozwoli uzupełnić działania popularyzacyjne i informacyjne prowadzone od lat, zarówno przez NDAP, jak i archiwa państwowe, samodzielnie i we współpracy z innymi instytucjami, szkołami, uczelniami wyższymi, muzeami, czy też towarzystwami naukowymi; 5) zmianę brzmienia art. 21 ust. 1a poprzez dodanie możliwości wydawania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zarządzeń dotyczących nadzoru nad prowadzoną przez archiwa państwowe działalnością naukową, wydawniczą i edukacyjną oraz w sprawach popularyzacji; 6) zmianę porządkową przepisu art. 36a poprzez uchylenie pkt 3, który zawiera odesłanie do uchylonego wcześniej art. 16 ust. 1; 7) proponuje się dodanie nowego artykułu 39a, który daje możliwość nadawania odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” oraz wprowadza upoważnienie ustawowe do wydania przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego aktu wykonawczego określającego tryb nadawania, wzór i sposób noszenia tej odznaki.