Notariusz może wnioskować o wpis do księgi wieczystej i likwidować kancelarię

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo o notariacie ma na celu: 1) ułatwienie obywatelom składania wniosków o wpis w księdze wieczystej przez przyznanie notariuszom prawa do pośredniczenia przy składaniu tych wniosków niezależnie od tego, czy wniosek jest związany z aktem notarialnym sporządzonym przez danego notariusza (realizacja postulatu deregulacyjnego „Szersze uprawnienia dla notariuszy”); 2) modyfikację regulacji dotyczących zawiadomienia o uruchomieniu kancelarii notarialnej; 3) kompleksowe uregulowanie kwestii likwidacji kancelarii notarialnej w przypadku śmierci notariusza albo jego odwołania; 4) poszerzenie przesłanek zawieszenia prawa do prowadzenia kancelarii na wniosek notariusza; 5) modyfikację regulacji dotyczących uzyskiwania statusu zastępcy notarialnego przez osoby, które uzyskały pozytywny wynik z egzaminu notarialnego; 6) wydłużenie kadencji organów samorządu notarialnego oraz członków sądów dyscyplinarnych, wprowadzenie możliwości przeprowadzania posiedzeń przez organy samorządu notarialnego i notariuszy za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmowania uchwał w tym trybie, a także uzupełnienie ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2026 r. poz. 614), zwanej dalej „ustawą”, o zasady podejmowania uchwał przez Krajową Radę Notarialną; 7) uszczegółowienie przepisów dotyczących postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec notariuszy w zakresie doręczania Ministrowi Sprawiedliwości orzeczeń sądów dyscyplinarnych I instancji, zasad ponoszenia kosztów tego postępowania oraz sprecyzowania trybu postępowania sądów dyscyplinarnych w przedmiocie zawieszenia notariusza w czynnościach zawodowych w oparciu o art. 68 ustawy; 8) częściowe odciążenie sądów powszechnych od obowiązku archiwizowania dokumentacji notarialnej przez wydłużenie okresu jej przechowywania w kancelariach notarialnych z 10 do 15 lat; 9) wprowadzenie w ustawie innych zmian doprecyzowujących i usuwających wątpliwości interpretacyjne. Ad. 1. Obecnie obywatele nie mają możliwości skorzystania z pośrednictwa notariuszy w składaniu wniosków o wpis w księdze wieczystej, które nie pozostają w związku z dokonywaną czynnością notarialną. Do Ministra Sprawiedliwości są kierowane postulaty organizacji notariuszy oraz Krajowej Rady Notarialnej wskazujące na potrzebę umożliwienia notariuszom składania wniosków o każdy wpis w księdze wieczystej. Jak wynika z tych głosów obywatele – klienci kancelarii notarialnych często zgłaszają notariuszom żądanie złożenia w ich imieniu wniosków o wpis w księdze wieczystej, które nie pozostają w związku z dokonywaną czynnością notarialną. Odmowa złożenia takich wniosków spotyka się z niezrozumieniem ze strony klientów kancelarii. Nowelizacja ma ułatwić składanie wniosku o wpis w księdze wieczystej w sytuacjach, gdy strona tego oczekuje i jest gotowa na poniesienie dodatkowych kosztów. Jednocześnie ułatwienie to pozostaje bez wpływu na dotychczasowe zasady składania wniosków o wpis, gdyż stanowi jedynie fakultatywną ścieżkę składania wniosków. Ad. 2. Aktualnie notariusz jest obowiązany w ciągu 2 miesięcy od zawiadomienia o powołaniu uruchomić kancelarię i zgłosić o tym fakcie Ministrowi Sprawiedliwości. W praktyce regulacja ta powoduje trudności interpretacyjne. Notariusza powołuje i wyznacza siedzibę jego kancelarii Minister Sprawiedliwości, na wniosek osoby zainteresowanej, po zasięgnięciu opinii rady właściwej izby notarialnej. Samo wydanie decyzji o powołaniu na stanowisko notariusza i wyznaczeniu siedziby nie jest jednak wystarczające dla uzyskania statusu notariusza. Dopiero po złożeniu ślubowania osoba, w stosunku do której została wydana decyzja administracyjna o powołaniu na stanowisko notariusza, staje się notariuszem i może dokonywać czynności notarialnych jako notariusz, po uruchomieniu kancelarii w terminie określonym w art. 14 ustawy. Zatem dopiero od daty złożenia ślubowania w trybie art. 15 ustawy rozpoczyna swój bieg 2–miesięczny termin na uruchomienie kancelarii. Z powyższych względów zasadne jest jednoznaczne doprecyzowanie w przepisach momentu, od którego rozpoczyna bieg termin na uruchomienie kancelarii notarialnej. W szczególności konieczne jest wskazanie, że termin ten powinien być liczony od dnia złożenia ślubowania, które stanowi faktyczne objęcie funkcji notariusza i warunek uzyskania uprawnienia do wykonywania czynności notarialnych. Takie rozwiązanie pozwoli usunąć istniejące wątpliwości interpretacyjne, zapewni spójność regulacji dotyczących powołania notariusza oraz przyczyni się do zwiększenia pewności prawa i jednolitości praktyki stosowania przepisów. Notariusz będzie również obowiązany do wskazania w zawiadomieniu o uruchomieniu kancelarii notarialnej adresu siedziby kancelarii. Ad. 3. Celem projektowanej nowelizacji jest uregulowanie procesu likwidacji kancelarii notarialnej w przypadku śmierci notariusza, jego odwołania na każdej z podstaw określonych w art. 16 § 1 ustawy lub niewykonania obowiązków związanych z zakończeniem działalności. Obowiązujące przepisy nie zawierają regulacji w tym zakresie, co prowadzi w praktyce do poważnych trudności organizacyjnych, problemów z zabezpieczeniem dokumentów notarialnych, dostępem do depozytów notarialnych oraz ryzykiem naruszenia tajemnicy notarialnej. Projektowane przepisy w zakresie likwidacji kancelarii notarialnej będą miały na celu: – zapewnienie ciągłości obsługi stron czynności notarialnych, – ochronę depozytów pieniężnych i dokumentów przechowywanych przez notariuszy, – wyeliminowanie stanu niepewności prawnej po śmierci lub odwołaniu notariusza, – stworzenie transparentnych i bezpiecznych procedur likwidacji kancelarii. Ad. 4. Proponowana zmiana wychodzi naprzeciw pojawiającym się postulatom rozszerzenia podstaw do zawieszenia, na wniosek notariusza, prawa do prowadzenia kancelarii. Obecnie jedynie w przypadku podjęcia przez notariusza innego zatrudnienia lub wykonywania funkcji publicznej Minister Sprawiedliwości, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może zawiesić prawo do prowadzenia kancelarii. W praktyce powodowało to, że notariusze, którzy np. zmagali się z chorobą utrudniającą im przez pewien czas prowadzenie kancelarii notarialnej, bądź notariusze – kobiety, ze względu na ciążę i jej przebieg, jeśli nie wyznaczyli zastępstwa, zmuszeni byli do rezygnacji z prowadzenia kancelarii notarialnej, a po ustaniu przyczyny do ponownego złożenia wniosku o powołanie na stanowisko notariusza. Proponowana zmiana umożliwi złożenie przez notariusza wniosku o zawieszenie (na określony czas) prawa prowadzenia kancelarii również ze względu na inne, niż obecnie wskazane, przesłanki zawieszenia, ale Minister Sprawiedliwości każdorazowo będzie ustalał, czy zachodzi „szczególnie uzasadniony przypadek” do zawieszenia prawa do prowadzenia kancelarii, co nie pozwoli na nadużywanie tej instytucji ze strony notariuszy. Ad. 5. Praktyka pokazuje, że szereg osób, które uzyskały pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, składa bezpośrednio wnioski o powołanie na stanowisko notariusza nie zatrudniając się w kancelariach notarialnych na stanowisku zastępcy notarialnego. Są też osoby, które pomimo uzyskania statusu zastępcy notarialnego nie zatrudniają się w tym charakterze w kancelariach notarialnych. Celem zmiany jest przyjęcie, że zastępcą notarialnym może być osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, wobec której wydano zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego i która złożyła ślubowanie oraz wskazanie, że osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego może w ciągu 10 lat od dnia doręczenia uchwały o wyniku egzaminu notarialnego złożyć do Ministra Sprawiedliwości wniosek o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego (analogicznie jak w przypadku możliwości złożenia wniosku o powołanie na stanowisko notariusza). Ponadto celem wzmocnienia gwarancji spełniania przez kandydatów na zastępców notarialnych wysokich standardów etycznych i moralnych, proponuje się wprowadzenie obowiązku przedłożenia przez wnioskodawcę, w toku postępowania o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego, oświadczenia zapewniającego o tym, że nie toczyło i nie toczy się wobec niego postępowanie dyscyplinarne, postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe. Oświadczenie to kandydat składałby pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Dodatkowo Minister Sprawiedliwości, analogicznie jak w przypadku kandydatów na stanowisko notariusza, zasięgałby informacji o wnioskodawcy z Krajowego Rejestru Karnego. W konsekwencji zgromadzenia powyższych informacji proponuje się dodanie przepisu, zgodnie z którym Minister Sprawiedliwości odmawia wydania zaświadczenia o uzyskaniu statutu zastępcy notarialnego, jeżeli osoba, która złożyła wniosek została skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe lub prowadzone jest przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe. Przeprowadzenie weryfikacji osób po zdanym egzaminie notarialnym przez uzyskanie informacji o nich co do danych dotyczących karalności i prowadzonych wobec nich postępowań karnych pozwoli na wzmocnienie gwarancji spełniania przez kandydatów na zastępców notarialnych wysokich standardów etycznych i moralnych. Ad. 6. W celu zapewnienia większej stabilności samorządu zawodowego notariuszy i umożliwienia podejmowania działań o dłuższym horyzoncie czasowym, a także usprawnienia procesu podejmowania decyzji przewiduje się wydłużenie kadencji organów samorządu notarialnego, wprowadzenie możliwość przeprowadzania posiedzeń przez organy samorządu notarialnego i notariuszy za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmowania uchwał w tym trybie, jak również uzupełnienie przepisów zmienianej ustawy o zasady podejmowania uchwał przez Krajową Radę Notarialną. Ad. 7. Celem zakładanych zmian jest usprawnienie i doprecyzowanie regulacji dotyczących postępowań dyscyplinarnych notariuszy. Projektowane zmiany obejmą uszczegółowienie przepisów dotyczących postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec notariuszy w zakresie doręczania Ministrowi Sprawiedliwości orzeczeń sądów dyscyplinarnych I instancji, zasad ponoszenia kosztów tego postępowania oraz doprecyzują tryb postępowania sądów dyscyplinarnych w przedmiocie zawieszenia notariusza w czynnościach zawodowych w oparciu o art. 68 ustawy – Prawo o notariacie. Ad. 8. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii. Mając na uwadze konieczność odciążenia sądów powszechnych od obowiązku archiwizowania dokumentacji notarialnej proponuje się wydłużenie okresu przechowywania jej w kancelariach. W wyniku przeprowadzonych konsultacji z Krajową Radą Notarialną uznano za zasadne wydłużenie tego okresu do 15 lat. Rozwiązanie to przyczyni się również do ułatwienia wydawania przez ten czas osobom uprawnionym wypisów, odpisów i wyciągów z dokumentów notarialnych oraz dokonywania sprostowań aktów notarialnych i aktów poświadczenia dziedziczenia. Ad. 9. Pozostałe zmiany mają w szczególności na celu: 1) doprecyzowanie, że notariusz nie tyle „korzysta w pełni z praw publicznych i posiada pełną zdolność do czynności prawnych”, co „korzysta z pełni praw publicznych i posiada pełną zdolność do czynności prawnych”; 2) zawarcie w ustawie wykazu dokumentów, których złożenie wraz z wnioskiem będzie niezbędne dla ustalenia spełnienia przez kandydata przesłanek powołania na stanowisko notariusza; 3) modyfikację przesłanki odwołania notariusza ze względu na stan zdrowia przez odniesienie się do całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy oraz wprowadzenie możliwości ponownego powołania osoby na stanowisko notariusza po odzyskaniu zdolności do pracy; 4) wprowadzenie wyraźnej, ustawowej podstawy obowiązku zwrotu pieczęci urzędowej przez osobę odwołaną ze stanowiska notariusza; 5) wprowadzenie jednoznacznej podstawy prawnej upoważniającej osobę wyznaczoną do zastępstwa notariusza do odebrania z depozytu pieczęci urzędowej; 6) wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych dotyczących możliwości sprostowania aktu notarialnego i innego dokumentu przez innego notariusza niż ten, który ten akt lub dokument sporządził.

Projektuje się dokonanie następujących zmian w ustawie: 1) dodanie § 4[2] w art. 92 przewidującego możliwość składania za pośrednictwem notariusza wniosku o wpis w księdze wieczystej obejmującą przypadki, w których wniosek ten nie jest związany z aktem notarialnym sporządzonym przez danego notariusza; 2) modyfikację art. 14 § 1 przez doprecyzowanie, że dopiero od daty złożenia ślubowania w trybie art. 15 rozpoczyna bieg 2–miesięczny termin na uruchomienie kancelarii notarialnej oraz wprowadzenie obowiązku notariusza do wskazania w zawiadomieniu o uruchomieniu kancelarii notarialnej adresu siedziby kancelarii; 3) kompleksowe uregulowanie procesu likwidacji kancelarii notarialnej w przypadku śmierci notariusza, jego odwołania na każdej z podstaw określonych w art. 16 § 1 lub niewykonania obowiązków związanych z zakończeniem działalności; 4) rozszerzenie w art. 43 § 4 podstaw do zawieszenia, na wniosek notariusza, prawa do prowadzenia kancelarii notarialnej; 5) modyfikację regulacji dotyczących uzyskiwania statusu zastępcy notarialnego przez osoby, które otrzymały pozytywny wynik z egzaminu notarialnego: a) zastępcą notarialnym będzie mogła być osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, wobec której wydano zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego i która złożyła ślubowanie oraz wskazanie, że osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego może w ciągu 10 lat od dnia doręczenia uchwały o wyniku egzaminu notarialnego złożyć do Ministra Sprawiedliwości wniosek o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego, b) w toku postępowania o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego wnioskodawca będzie miał obowiązek przedłożenia oświadczenia zapewniającego o tym, że nie toczyło i nie toczy się wobec niego postępowanie dyscyplinarne, postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe, c) Minister Sprawiedliwości, analogicznie jak w przypadku kandydatów na stanowisko notariusza, będzie zasięgał informacji z Krajowego Rejestru Karnego o wnioskodawcy, d) w przypadku, gdy okaże się, że osoba, która złożyła wniosek, została skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe lub prowadzone jest przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe, Minister Sprawiedliwości odmówi wydania zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego; 6) wydłużenie kadencji organów samorządu notarialnego oraz członków sądów dyscyplinarnych z 3 do 4 lat (art. 32 § 2, w art. 39 § 3 i w art. 53 § 2), wprowadzenie możliwości przeprowadzania posiedzeń przez organy samorządu notarialnego i notariuszy za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmowania uchwał w tym trybie, a także uzupełnienie zmienianej ustawy o zasady podejmowania uchwał przez Krajową Radę Notarialną; 7) uszczegółowienie przepisów dotyczących postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec notariuszy w zakresie doręczania Ministrowi Sprawiedliwości orzeczeń sądów dyscyplinarnych I instancji (62 § 2), zasad ponoszenia kosztów postępowania dyscyplinarnego (art. 67) oraz doprecyzowanie trybu postępowania sądów dyscyplinarnych w przedmiocie zawieszenia notariusza w czynnościach zawodowych w oparciu o art. 68 ustawy; 8) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji akt notarialnych przez notariuszy z 10 do 15 lat (art. 90 § 1); 9) doprecyzowanie art. 11 pkt 1a przez wskazanie, że notariuszem może być powołanym ten, kto „korzysta z pełni praw publicznych i posiada pełną zdolność do czynności prawnych” (obecnie „korzysta w pełni z praw publicznych i posiada pełną zdolność do czynności prawnych”); 10) modyfikację art. 13, który będzie zawierał wykaz dokumentów, których złożenie wraz z wnioskiem będzie niezbędne dla ustalenia spełnienia przez kandydata przesłanek powołania na stanowisko notariusza określonych w art. 11 i 12; 11) modyfikację przesłanki odwołania notariusza ze względu na stan zdrowia przez odniesienie się do całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy oraz wprowadzenie możliwości ponownego powołania osoby na stanowisko notariusza po odzyskaniu zdolności do pracy; 12) wprowadzenie wyraźnej, ustawowej podstawy prawnej: a) nakładającej obowiązek zwrotu pieczęci urzędowej przez osobę odwołaną ze stanowiska notariusza, b) upoważniającej osobę wyznaczoną do zastępstwa notariusza do odebrania z depozytu pieczęci urzędowej; 13) wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych dotyczących możliwości sprostowania aktu notarialnego i innego dokumentu przez innego notariusza niż ten, który ten akt lub dokument sporządził – zakłada się dopuszczenie możliwości dokonania takiego sprostowania jedynie w przypadku zaprzestania prowadzenia kancelarii przez notariusza, który sporządził akt lub dokument, podlegający sprostowaniu.