Wspólna obsługa finansowa polskich placówek zagranicznych

Celem projektowanej ustawy jest usprawnienie funkcjonowania służby zagranicznej poprzez dokonanie punktowej korekty w następujących obszarach:

I. Zasady funkcjonowania dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych w placówkach zagranicznych Zgodnie z art. 85b ustawy z dnia 21 stycznia 2021 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1691 i 1840) do dnia 31 grudnia 2026 r. czynności z zakresu prawa pracy wobec dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych wykonuje dyrektor generalny służby zagranicznej. Powyższy przepis utrzymuje na czas określony dotychczasowe (obowiązujące przed 2021 r.) zasady funkcjonowania dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych w placówkach zagranicznych i odracza wprowadzenie nowego mechanizmu, który zakłada, że czynności z zakresu prawa pracy wobec dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych wykonuje dyrektor generalny urzędu delegującego albo osoba wyznaczona do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy w delegującej jednostce sektora finansów publicznych. Odraczanie wejścia w życie nowego mechanizmu (kolejno w 2022, 2023 i 2024) wynikało z faktu, że zdecydowana większość organów, których przedstawiciele funkcjonują w placówkach zagranicznych identyfikuje istotne trudności praktyczne związane z jego wdrożeniem. Brak korekty ww. przepisu spowoduje, że z dniem 1 stycznia 2027 r. ministerstwa, inne urzędy delegujące swoich pracowników oraz placówki zagraniczne utracą podstawę do stosowania dotychczasowych rozwiązań. Wszystkie rozliczenia i płatności związane z funkcjonowaniem dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych będą realizowane przez instytucje delegujące. Wiązać się to będzie z dodatkowym obciążeniem dla nich oraz dla samych placówek zagranicznych, które będą zobowiązane do bezpośredniego rozliczania ponoszonych kosztów z tymi instytucjami delegującymi.

II. Gospodarka finansowa placówek zagranicznych Prowadzenie prawidłowej gospodarki finansowej przez placówki zagraniczne zależy m.in. od pełnej obsady kadrowej na stanowiskach ds. finansowych. Zapewnienie pełnej obsady kadrowej na tych stanowiskach stanowi poważne wyzwanie w szczególności w przypadku mniejszych placówek zagranicznych. W obecnym stanie prawnym, jedynym narzędziem pozwalającym ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych na mitygowanie negatywnych skutków powyższego problemu jest kompetencja do powierzania określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej podległej mu jednostki, mającej siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, kierownikowi innej podległej mu jednostki (art. 53 ust. 3 ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483, z późn. zm.). Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że powyższy mechanizm niesie ze sobą określone ograniczenia ponieważ wiążą się z powierzeniem obowiązków jednocześnie kierownikowi jednostki jak i podległemu służbowo głównemu księgowemu, który musi być pracownikiem jednostki (art. 54 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Konieczne jest zatem wprowadzenie przepisów, które pozwoliłyby na optymalizację funkcjonowania placówek zagranicznych i bardziej elastyczne podejście do zarządzania zadaniami związanymi z prowadzeniem gospodarki finansowej, w tym z wykorzystaniem narzędzi pozwalających na ich automatyzację i cyfryzację.

Projekt przewiduje wprowadzenie następujących rozwiązań:

I. Wprowadzenie stałego mechanizmu funkcjonowania dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych w placówkach zagranicznych, będącego kontynuacją obecnie obowiązujących zasad przejściowych, tzn. pracodawcą tych osób pozostanie dyrektor generalny służby zagranicznej, a finansowanie ich funkcjonowania w placówkach zagranicznych będzie się odbywać poprzez przesunięcie odpowiednich środków do budżetu urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zagranicznych. Jednocześnie projekt ustawy określa odrębne zasady funkcjonowania dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych realizujących do tej pory zadania w jednostkach podległych bezpośrednio ministrom innym niż minister właściwy do spraw zagranicznych – w ich przypadku czynności z zakresu prawa pracy będzie wykonywał dyrektor generalny jednostki delegującej w ramach posiadanych środków finansowych, co również stanowi potwierdzenie wprost w ustawie dotychczasowej praktyki w tym obszarze. Projekt ustawy zmierza do utrwalenia dotychczasowego podziału zadań między Ministerstwem Spraw Zagranicznych a jednostkami delegującymi, nie wprowadza zmian w statusie prawnym dyplomatów delegowanych i pracowników delegowanych w związku z czym pozostaje neutralny dla ww. grupy pracowników.

II. Nadanie ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych uprawnienia do zapewnienia wspólnej obsługi finansowej placówek zagranicznych, poprzez wyznaczenie w drodze zarządzenia jednostek obsługiwanych oraz jednostek obsługujących. Wydane przez ministra właściwego do spraw zagranicznych zarządzenie ma także określać zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi finansowej. Jednostką obsługiwaną może być wyłącznie placówka zagraniczna, natomiast jednostką obsługującą będzie mogła być jednostka podległa ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, tj. inna placówka zagraniczna, Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub inna jednostka podległa Ministrowi utworzona w kraju na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1483, z późn. zm.). Ponadto projekt doprecyzowuje dopuszczalny zakres wspólnej obsługi finansowej placówek zagranicznych oraz nadaje jednostce obsługującej uprawnienie do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi placówki zagranicznej. Proponowane rozwiązanie nie stanowi novum w systemie prawa, ponieważ jest wzorowane na obowiązujących już przepisach dotyczących centrów usług wspólnych w jednostkach samorządowych.